Quy tắc làm việc ít mà hiệu quả cao

Thông thường, mọi người hay nghĩ rằng, để làm được nhiều việc, bạn phải đầu tư nhiều thời gian. Một người làm 10 tiếng một ngày sẽ làm được nhiều việc hơn đồng nghiệp của anh ta, chỉ dành 7 tiếng cho công việc. Nói cách khác, làm việc nhiều đồng nghĩa với hiệu quả cao...

Làm việc theo quy tắc 80/20 để dành một lượng đầu tư nhỏ để đạt một kết quả lớn. Ảnh: internet

1. Quy luật 80/20

Nguyên tắc cơ bản nhất của quỵ luật 80/20 là chỉ cần dành một lượng đầu tư nhỏ để đạt một kết quả lớn, 20% nỗ lực sẽ tạo ra 80% kết quả cuối cùng. Sử dụng quy luật này có nghĩa là cần giảm đến mức tối thiểu thời gian bỏ ra để đạt năng suất công việc cao nhất, sao cho 20% việc bạn làm sẽ tạo ra 80% kết quả.

Để làm được điều này, không đơn giản là cắt giảm mọi thứ không trực tiếp dẫn đến kết quả cuối cùng. Có những thứ không quan trọng lắm nhưng góp phần vào việc hoàn thành công việc và bạn vẫn phải làm. Mục đích của quy luật 80/20 là buộc bạn phải trở nên kiên quyết hơn trong việc cắt giảm những việc mất nhiều thời gian nhưng đóng góp không nhiều trong việc hoàn thành công việc. Một vài gợi ý mà mọi người có thể áp dụng:

Giảm thời gian dành cho email để đầu tư vào những việc quan trọng hơn.

Nói “không” với những người hứa hẹn nhiều nhưng không tạo ra hiệu quả hoặc không đem lại lợi ích cho bạn.

 Dành cho việc nghiên cứu những ý tưởng cốt lõi và những giai đoạn chính yếu hơn là những chi tiết ít quan trọng.

2. Định luật Parkinson

Định luật Parkinson nói rằng “công việc luôn chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó”. Nghĩa là nếu được cho 5 tiếng để hoàn thành một dự án, bạn sẽ hoàn thành nó sau 5 tiếng. Nhưng cũng cùng một công việc đó, nếu buộc bạn phải làm xong trong 3 giờ, áp lực thời gian sẽ khiến bạn cố gắng hết sức để hoàn thành đúng hạn. Đồng thời, nếu cho bạn 10 giờ, bạn sẽ kéo dài ra để chiếm đủ, thậm chí bị lố thời gian cho phép. Vì thế, cách tốt nhất là tập trung vào công việc đang làm và giảm bớt thời gian làm việc nhằm rút gọn nhiệm vụ nếu được. Hãy tuân thủ một cách nghiêm túc thời hạn cuối cùng và trau dồi khả năng hoàn thành trước thời hạn để tận dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả nhất. Một số ứng dụng cho quy luật mà bạn có thể tham khảo:

Hẹn một khoảng thời gian hợp lý như dành 90 phút để hoàn thành một dự án nhỏ. Khi đồng hồ hẹn giờ reo, bạn biết là không thể tiếp tục kéo dài hơn nữa mà sẽ nghĩ nhanh hơn và không lãng phí thời gian.

Chia những dự án lớn ra thành những công việc nhỏ hơn. Từng bước hoàn thành những việc nhỏ còn hơn là lao vào một việc lớn mà không biết có hoàn thành được không hoặc bao giờ mới hoàn thành.

làm việc theo phương pháp quản trị năng lượng. Ảnh: internet

3. Quản trị năng lượng

Quản trị năng lượng buộc bạn phải nghĩ đến kết quả công việc như là một chức năng của năng lượng, chứ không phải thời gian đã bỏ ra. Làm việc một cách say mê trong thời gian ngắn nhất có thể còn hơn là làm cả ngày trong mệt mỏi. Vì thế, bạn nên:

Làm việc với sự nỗ lực hết sức: Hãy phân chia thời gian nghỉ ngơi và thời gian tập trung cho công việc một cách rạch ròi đừng để chúng xâm phạm lẫn nhau nếu bạn không muốn chẳng đạt được gì trong hai điều này.

“Tiêu diệt” các dư án: Đừng để các nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành kéo dài trong vài giờ hoặc vài ngày. Hãy ngồi xuống và hoàn thành nó khi đứng lên. Phương pháp này giúp bạn làm được nhiều việc mà vẫn giữ được nhiệt huyết của mình và tiết kiệm thời gian.

Nghỉ ngơi và thư giãn: Bắt bản thân biến thành nô lệ cho công việc thì càng tạo ra hiệu quả ít hơn. Hãy trau dồi khả năng nạp năng lượng một cách hiệu quả khi bạn cần nó.

4. Chỉ dùng những công cụ sắc bén

Có hai tiều phu tham gia một cuộc thi đốn cây. Người thứ nhất vội vàng xách một chiếc rìu đã rỉ sét, chạy nhanh vào rừng và bắt đầu chặt những cây mình nhìn thấy. Người thứ hai dành thời gian mài chiếc rìu cho đến khi gần kết thúc cuộc thi. Nhưng sau khi mài xong, anh chạy vào rừng và nhanh chóng hạ được một lượng cây hơn người kia gấp nhiều lần. Nguyên tắc đặt ra là, đừng sử dụng những công cụ đã bị cùn. Đừng mất thời gian cho những việc mà bạn không thể hoàn thành chúng một cách xuất sắc, hãy chuyển cho những người giỏi về lĩnh vực đó hơn bạn. Đồng thời, với những lĩnh vực bạn muốn thật sự tinh thông thì hãy ưu tiên trau dồi khả năng để vượt mức yêu cầu đặt ra. Đây cũng là một kỹ năng tiết kiệm thời gian.

Để làm việc hiệu quả là trong một lúc chỉ tập trung vào một công việc, nhiệm vụ. Ảnh: internet

5. Trong một lúc, chi tập trung vào một công việc / nhiệm vụ

Walt Disney là một ví dụ điển hình cho nguyên tắc này. Khi nhận một dự án, ông sẽ “chỉ biết đến nó”, nghĩa là không bao giờ cho phép mình bị xao lãng bởi điều gì khác, và sẽ đảm bảo dành 100% thời gian và nhiệt huyết của mình cho tất cả những gì đang thực hiện.

6. Quy luật của những con số

Giả định là sự lãng phí thời gian nhiều nhất. Khi những trực giác của bạn về thế giới không khớp với cách mà nó vận hành, bạn không bao giờ đạt được hiệu quả. Cách duy nhất chọn những giả định sai lầm là kiểm tra và theo dõi chúng bằng những con số cụ thể. Những kết quả của một bài kiểm tra có thể tiết kiệm cho bạn hàng trăm giờ nếu nó cho thấy những giả thiết hiện tai không có hiệu quả hoặc sẽ dẫn đến thất bại.

7. Quy luật giới hạn của chất lượng

Một việc hoàn hảo và tương đối, cái nào tốt hơn? Chẳng ai nhận một dự án mà khi hoàn thành rồi vẫn phải chỉnh tới sửa lui theo các yêu cầu mới vì chúng mất quá nhiều thời gian. Rất đơn giản: khi việc đầu tư vào vượt quá hiệu quả đạt được thì hơn hết là đừng làm. Để biết một việc có đem lại kết quả xứng đáng với thời gian và công sức bỏ ra hay không, bạn hãy thử:

Đo lường sự khác biệt giữa những khoảng thời gian khác nhau mà bạn bỏ ra. Ví dụ hãy tính xem nếu cố gắng, bạn có thể chỉ cần dành thời gian cho việc email trong 30, 60 hay 90 phút một ngày? So sánh những thay đổi trong hiệu quả khi bạn thay đổi các khoảng thời gian đó.

So sánh khoảng thời gian để hoàn thành công việc với thời gian cần chỉnh sửa. Nếu thời gian để hoàn thành nhiều hơn thời gian chỉnh sửa, tốt hơn hết là bạn nên từ bỏ sớm công việc dự án này. Nếu việc chỉnh sửa “bòn rút” thời gian của bạn nhưng có thể hoàn thành một cách nhanh chóng, bạn có thể làm chậm hơn và cẩn thận hơn để rút ngắn thời gian chỉnh sửa.

Theo Doanh Nhân Cuối Tuần